ケアプラン作成が早い人と遅い人、差がつくのは「文章力」じゃない──AIが過去プランを学習して下書きを出す仕組みとは？

利用者の自宅を訪問してアセスメントを行い、課題を分析し、ケアプランの原案を作成する。サービス担当者会議を開き、計画書を確定させ、毎月モニタリングに訪問し、記録を書き、必要があれば計画を見直す──。

ケアマネジャーの仕事は、利用者一人ひとりの生活を支える極めて専門性の高い業務です。しかし現場のケアマネジャーに「今、一番時間をかけている業務は何ですか？」と聞くと、返ってくるのは決まってこの答えです。

「書類作成です。パソコンに向かっている時間が一番長い」

この記事では、ケアプラン作成の業務プロセスを工程ごとに分解し、どこにボトルネックがあるのかを明らかにします。

ケアプラン作成の全体像──6つの工程に分解する

ケアプラン作成は、単に「計画書を書く」だけの業務ではありません。利用者の状態を把握し、課題を分析し、サービスを組み立て、関係者と合意形成し、実施後のフォローまでを一貫して行うプロセスです。分解すると、次の6工程に整理できます。

工程1：アセスメント（課題分析標準項目の聴取）

ケアプラン作成の出発点は、利用者の自宅を訪問して行うアセスメントです。厚生労働省が定めた「課題分析標準項目」に基づき、利用者の身体状況、認知機能、生活環境、家族関係、本人の希望など23項目を聴き取ります。

ここがケアプラン作成の中で最も重要な工程です。利用者の「困っていること」だけでなく、「本当はどう暮らしたいのか」という意向を丁寧に聴くことで、その人に合ったケアプランが作れます。

しかし現実には、訪問にかけられる時間は限られています。移動時間を含めると1件あたり1.5〜2時間。35件の担当を持つケアマネジャーが、全員に対して十分なアセスメントを行う時間は、物理的に足りていません。

工程2：課題分析（ニーズの整理・優先順位づけ）

アセスメントで得た情報をもとに、利用者の生活課題を抽出し、優先順位をつけます。「入浴が一人ではできない」「買い物に行けない」「服薬管理ができていない」──こうした課題を、ICF（国際生活機能分類）の枠組みで整理し、「生活全体のどの部分に支援が必要か」を構造的に分析します。

この工程は高い専門性を要する知的作業ですが、実際にはアセスメントの直後に事務所に戻ってすぐ取りかかれるとは限りません。次の訪問予定が詰まっていたり、電話対応が入ったりして、記憶が鮮明なうちに分析を完了できないことが少なくありません。

工程3：ケアプラン原案の作成

課題分析の結果をもとに、居宅サービス計画書のうち、原案にあたる第1表〜第3表を作成します（このほか第4表〜第7表があります）。

• 第1表：利用者の意向、総合的な援助の方針
• 第2表：生活全般の解決すべき課題（ニーズ）、長期目標・短期目標、サービス内容
• 第3表：週間サービス計画表（曜日ごとのサービス配置）

この「原案作成」が、ケアマネジャーのデスクワークの中で最も時間がかかる工程です。利用者の課題とサービスの対応関係を整理し、目標を設定し、具体的なサービス内容と頻度を記載する。1件あたり1〜2時間かかることも珍しくありません。

さらに、介護報酬の算定要件との整合性も確認しなければなりません。サービスの組み合わせによっては算定できない加算があったり、区分支給限度額を超えていないかの確認が必要だったり。純粋な「計画づくり」だけでなく、制度知識に基づいたチェック作業が常に伴います。

工程4：サービス担当者会議の開催

ケアプランの原案ができたら、利用者・家族、各サービス事業所の担当者を集めてサービス担当者会議を開催します。原案の内容を共有し、各専門職の意見を聴き、必要に応じて修正を加え、合意形成を行います。

会議そのものは30分〜1時間程度ですが、開催にかかる調整業務が膨大です。各事業所のスケジュールを確認し、日程を調整し、会議の案内を送り、当日の資料を準備し、会議後に議事録を作成する。この調整業務だけで1件あたり1時間以上かかることがあります。

工程5：モニタリング（毎月の訪問・記録）

ケアプランに基づいてサービスが提供されている利用者に対して、少なくとも月1回のモニタリングが義務づけられています（2024年度改定以降、利用者の同意など一定の要件を満たせばテレビ電話等の活用も可能ですが、少なくとも2ヶ月に1回は居宅を訪問する必要があります）。サービスの実施状況、利用者の状態変化、目標の達成度を確認し、記録を作成します。

35件の担当を持つケアマネジャーにとって、毎月35回のモニタリング訪問は極めて重い負担です。1件あたり訪問30分＋移動30分＋記録作成30分で計1.5時間。35件で月52.5時間。月の稼働日を20日とすると、1日あたり約2.6時間がモニタリングだけで消費されます。

工程6：ケアプランの見直し・更新

モニタリングの結果、利用者の状態が変化したり、目標が達成された場合は、ケアプランの見直しを行います。また、要介護認定の更新時期（更新認定の有効期間は原則12ヶ月。市町村の判断で3〜36ヶ月の範囲で設定でき、直前と同じ要介護度での更新に限り最長48ヶ月）には、改めてアセスメントからやり直す必要があります。

35件の担当のうち、毎月数件は認定更新や状態変化によるプラン見直しが発生します。見直しの場合は、工程1のアセスメントからやり直しになるため、通常のモニタリング業務に加えて、新規作成と同等の工数が追加されます。

各工程の業務負荷を可視化する──35件担当の現実

上記6工程の所要時間を整理すると、ケアマネジャーの業務負荷の構造が浮かび上がります。

なぜ「書類作成」に時間を奪われるのか──構造的な3つの原因

厚生労働省の「居宅介護支援事業所及び介護支援専門員の業務等の実態に関する調査研究事業」のタイムスタディでは、ケアマネジャー1人あたり月179時間の業務のうち、アセスメント票・ケアプランの作成・記入・入力だけで49時間を占めています。しかし問題は「書類が多い」という表層的なことではなく、もっと構造的な原因があります。

原因1：同じ情報を何度も転記する業務構造

アセスメントで聴き取った情報は、課題分析表に整理し、それをケアプラン第1表の「利用者の意向」に書き写し、第2表の「ニーズ」に再構成し、モニタリング記録にも関連情報を転記する。同じ情報が複数の書類に形を変えて繰り返し記載されます。

介護ソフトを使っていても、この転記作業が自動化されているケースは多くありません。ソフト上で「アセスメント情報を第2表に自動反映」する機能があっても、表現の調整や文脈に合わせた修正が必要で、結局手作業になるのが実態です。

原因2：「記録のための記録」が増え続ける制度構造

介護保険制度では、サービス提供の根拠をすべて書面で残すことが求められます。運営基準減算を避けるために、ケアマネジャーは記録の「量」を確保せざるを得ません。

モニタリング記録には「サービスの実施状況」「利用者の満足度」「目標の達成度」「今後の方針」を漏れなく記載する必要があります。35件分の記録を毎月作成するプレッシャーの中で、記録の質よりも「書いたかどうか」が優先されてしまうのは、構造的に避けがたい問題です。

原因3：ケアプラン原案作成のナレッジが属人化

ケアプランの原案作成は、利用者の課題に対して適切なサービスを組み合わせる専門的な作業です。しかし、「この課題にはこのサービスの組み合わせが有効」というナレッジは、ベテランのケアマネジャーの経験と勘に依存しています。

新人ケアマネジャーが原案作成に時間がかかるのは当然ですが、ベテランでも「似たような利用者のプランを過去に作ったはず」と記憶を頼りに過去ファイルを探す──という非効率が日常的に発生しています。事業所全体でナレッジが共有・再利用される仕組みがないのです。

AIで変わるケアプラン業務──工程別の改善ポイント

ケアプラン作成の各工程に対して、AIがどのように業務を変えるのかを具体的に解説します。重要なのは、AIが「ケアプランを勝手に作る」のではなく、ケアマネジャーの専門的判断を支援する道具として活用するという視点です。

ケアプラン業務をAI化した場合のインパクト試算

担当35件のケアマネジャー1人を想定して、AI導入前後の業務時間のインパクトを試算します。

ケアプラン業務のAI活用で押さえるべき4つのポイント

「書類を書くためにケアマネになったわけではない」──本来の専門性を取り戻す

ケアマネジャーの専門性は、利用者の生活課題を見立て、適切なサービスを組み合わせ、多職種と連携しながら利用者の自立を支援することにあります。アセスメントの場で利用者の表情を読み、家族の不安に寄り添い、言葉にならないニーズを汲み取る──これは、どれだけAIが進化しても代替できない、人間にしかできない仕事です。

しかし現実には、その専門性を発揮する時間が、書類作成に侵食されています。

「本当はもっと利用者さんの話を聴きたい。でも、次の訪問までにモニタリング記録を仕上げないといけない」「アセスメントをしっかりやれば良いプランが作れるのに、時間が足りなくて表面的な聴き取りで終わってしまう」──多くのケアマネジャーが感じているこのジレンマは、個人の努力では解消できない構造的な問題です。

業務プロセスの設計を変えること。書類作成にかかる時間をテクノロジーの力で圧縮すること。そうやって生まれた時間を、利用者と向き合う本来の専門業務に充てること。この順番で考えることが、ケアマネジャーの業務改善の出発点です。

よくある質問（FAQ）