「シフトが組める人」が辞めたら施設が回らない──AI自動シフトで属人化を解消した施設は、何が変わったか？

月末が近づくと、施設長の表情が曇る。Excelを開き、スタッフ全員の希望休を並べ、夜勤の回数を数え、配置基準を確認し、パートさんの出勤可能日を確認し、資格者の配置を調整し──。ようやく完成したと思ったら、「すみません、来月3日の夜勤、体調が悪くて出られなくなりました」という連絡が入る。

介護施設の現場では、こんな光景が毎月繰り返されています。

この記事では、介護施設のシフト作成業務を工程ごとに分解し、なぜこの業務が「職人芸」になってしまうのか、その構造的な原因を明らかにします。

シフト作成業務の全体像──6つの工程に分解する

介護施設のシフト作成は、単にカレンダーに名前を入れるだけの作業ではありません。成立するシフトを組み上げるまでのプロセスを分解すると、次の6工程に整理できます。

工程1：希望休・勤務希望の収集

まず、スタッフ全員から翌月の希望休を集めます。紙の希望休届を回収する施設もあれば、LINEグループで集める施設もあります。

問題は、提出期限を守らないスタッフが必ずいることです。「まだ予定がわからない」「出し忘れていた」──催促の連絡を入れ、全員分が揃うまでに数日かかることも珍しくありません。さらに、「希望休が集中する日」が発生すると、誰の希望を通して誰を調整するか、この時点ですでに難しい判断を求められます。

工程2：人員配置基準の確認・反映

介護施設には、法令で定められた人員配置基準があります。たとえば特別養護老人ホームでは「入所者3人に対して介護・看護職員1人以上」、夜間は「利用者25人に対して1人以上」といった基準です。

シフトを組む際は、すべての時間帯でこの配置基準を満たしているかを確認しなければなりません。日勤帯、夜勤帯、早出・遅出──時間帯ごとに必要な人数が異なり、さらに看護師や介護福祉士など資格要件も考慮する必要があります。

工程3：夜勤の割り当て・回数調整

シフト作成で最も頭を悩ませるのが、夜勤の割り当てです。

• 夜勤は月4〜5回が上限（施設の方針や36協定による）
• 夜勤明けの翌日は休みにする（連続勤務の制限）
• 夜勤ができないスタッフがいる（家庭の事情、健康上の理由）
• 夜勤の経験が浅いスタッフだけで組まない（安全上の配慮）

これらの制約を同時に満たしながら、公平に夜勤を配分する必要があります。「Aさんは今月5回で、Bさんは3回」となると不満が出ます。しかし、Aさんは夜勤が多くても構わないと言っていて、Bさんは子育て中で夜勤を減らしたい──こうした個別事情まで考慮すると、パズルの難易度は一気に上がります。

工程4：パート・非常勤の調整

介護施設では、常勤スタッフだけでなく、パートや非常勤のスタッフも多く働いています。パートスタッフは出勤できる曜日や時間帯が限られているため、まず常勤のシフトを組んでから、足りない時間帯をパートで埋めるという手順になります。

ここで発生するのが、「この時間帯だけ1人足りない」問題です。常勤のシフトを確定した後で穴が見つかり、パートに追加出勤をお願いする。断られたら、常勤のシフトを組み直す──この行ったり来たりが、シフト作成の時間を大幅に膨らませます。

工程5：最終確認・公平性チェック

シフトがひと通り完成したら、最終確認に入ります。チェック項目は多岐にわたります。

• 配置基準を全時間帯で満たしているか
• 夜勤回数がスタッフ間で偏りすぎていないか
• 連続勤務日数が長すぎるスタッフがいないか
• 土日祝日の出勤がスタッフ間で公平か
• 希望休が正しく反映されているか
• 労働基準法に違反していないか（週40時間、変形労働時間制の範囲内か）

このチェックで問題が見つかると、またシフトを組み直しです。1箇所を直すと別の箇所が崩れる──これがシフト作成の最大の難しさです。

工程6：急な欠勤・変更への対応

シフトを公開した後も、仕事は終わりません。スタッフの体調不良、家族の急病、子どもの学校行事──さまざまな理由で急な欠勤が発生します。

欠勤が出たら、代わりに出勤できるスタッフを探さなければなりません。電話やLINEで一人ずつ連絡し、「明日の夜勤、代わりに入れませんか？」とお願いする。断られたら次の人に連絡。全員に断られたら、施設長自らが穴を埋める──。この「電話かけまくり」が、施設長の精神的な負担を大きくしています。

シフト作成に毎月20〜30時間──各工程の時間を可視化する

6工程それぞれにどれだけの時間がかかっているのかを整理すると、シフト作成が「職人芸」になる構造が見えてきます。

シフト作成が「職人芸」になる5つの構造的原因

なぜシフト作成は、特定の人にしかできない「職人芸」になってしまうのでしょうか。その原因は、5つの制約条件が同時に絡み合っていることにあります。

原因1：人員配置基準という「絶対に崩せないルール」

介護施設の人員配置基準は、行政の実地指導で厳しくチェックされます。基準を満たしていない時間帯があれば、報酬の減算や改善勧告の対象になります。シフト作成者は、すべての時間帯で基準を満たしていることを目視で一つひとつ確認しています。ユニット型施設であれば、ユニットごとに基準を満たす必要があり、確認の手間はさらに増えます。

原因2：夜勤制約という「連鎖するパズル」

夜勤は、一人の割り当てを変えると他の全員に影響が波及します。Aさんの夜勤を1回減らせば、その分を誰かが引き受けなければならない。しかし、その「誰か」にも夜勤回数の上限や夜勤明けの休み確保という制約がある。1つの変更がドミノ倒しのように全体に波及する──これが夜勤調整の本質的な難しさです。

原因3：資格要件という「見えない制約」

介護施設では、時間帯によって「看護師が1人以上いること」「介護福祉士が○人以上いること」といった資格要件があります。Excelのシフト表を見ただけでは、各時間帯に必要な資格者が揃っているかどうかは一目ではわかりません。シフト作成者は、スタッフの資格情報を頭の中に入れた上でシフトを組んでいます。

原因4：スタッフの個別事情という「暗黙の制約」

希望休だけではありません。「Cさんは腰痛があるから入浴介助が多いフロアの連続勤務は避ける」「DさんとEさんは相性が悪いから同じシフトに入れない」「Fさんは来月から時短勤務に変わる」──こうした暗黙の制約は、紙やシステムに書かれていません。シフト作成者の頭の中だけにある情報です。だから引き継げないのです。

原因5：急な欠勤という「計画を壊す突発事象」

どれだけ完璧なシフトを組んでも、急な欠勤は防げません。介護職は身体的にも精神的にも負荷が高く、体調不良による急な欠勤が他業界より多い傾向があります。シフト作成者は、「誰が代わりに入れるか」を瞬時に判断できる知識と人脈を持っている必要があります。これもまた、属人化の大きな要因です。

AIで変わるシフト作成──工程別の改善ポイント

シフト作成の各工程に対して、AIがどのように業務を変えるのかを具体的に解説します。

シフト作成をAI化した場合のインパクト試算

スタッフ30名規模の介護施設を想定して、AI導入前後のインパクトを試算します。

シフト作成のAI活用で押さえるべき4つのポイント

「シフトが組めない」が離職理由になる前に

介護業界の離職理由の上位には、「人間関係」「待遇」と並んで「勤務シフトへの不満」が挙がります。希望休が通らない、夜勤が偏っている、連休が取れない──こうした不満は、シフト作成の仕組みが整っていないことに起因しています。

そして、シフト作成を担う施設長自身が、この業務に疲弊して離職するケースも少なくありません。「シフトを組むために管理者になったわけではない」──この言葉は、多くの施設長の本音でしょう。

シフト作成は、介護施設の運営を支えるインフラです。しかし、そのインフラが特定の個人の「職人芸」に依存している状態は、組織として極めて脆弱です。その人が体調を崩したら、異動したら、退職したら──施設の運営そのものが止まりかねません。

シフト作成の仕組み化は、業務効率化だけの話ではありません。スタッフの定着率を上げ、施設長の負荷を軽減し、組織の持続性を確保するための経営課題です。

よくある質問（FAQ）