HubSpotワークフローの使い方入門｜最初の1本を作る手順と使えるプラン

「HubSpotは入れたものの、ワークフローって結局なに？」
「自動でやってくれると聞いたけど、まず何を作ればいいのか分からない」
「さわってみたいけど、変な動きでお客様に迷惑メールが飛んだら怖い」

冒頭の3つは、HubSpotを使い始めたばかりの方からよく聞く声です。UniteXはHubSpot Platinum Solutions Partnerとして、多くの会社の「最初の1本」づくりを支援してきました。ワークフロー（仕事の自動化のしくみ）は効果の大きい機能です。ただ、画面を開くとなじみのない言葉が並んでいて、手が止まってしまう方が少なくありません。

そこでこの記事は、HubSpotを使い始めたばかりの方が、自分の手で最初のワークフローを1本作れるようになることを目指します。難しい設計の話や、上級者向けの小技には踏み込みません。代わりに、「ワークフローとは何か」「どう操作するのか」「どう使えば仕事が軽くなるのか」を、できるだけやさしい言葉と具体的な手順でお伝えします。読み終わるころには、「これなら自分でも試せそう」と思えているはずです。肩の力を抜いて、読み進めてみてください。

HubSpotのワークフローとは？できること

まずは「ワークフローとは何か」から、ゆっくりいきましょう。むずかしく考える必要はありません。

ワークフロー＝「もし〇〇したら、自動で△△する」のしくみ

ワークフローを一言でいうと、「もし〇〇が起きたら、自動で△△をやってくれる」という決めごとを、あらかじめ登録しておくしくみです。たとえば、こんなイメージです。

• もし問い合わせフォームが送られてきたら → 自動でお礼のメールを送る
• もし資料を受け取った人がいたら → 自動で営業の担当者に「お知らせ」を飛ばす
• もし商談が成約になったら → 自動で歓迎のメールを送る

これまで、こうした作業は人が手でやっていました。「フォームが来たな、お礼を書こう」「この人に担当をつけなきゃ」と、一つひとつ対応していたわけです。それを、先にルールを決めておくことで、HubSpotが代わりに、しかも24時間ずっと、漏れなくこなしてくれる。これがワークフローです。

料理のレシピにたとえると分かりやすい

もう少しイメージしやすいように、料理のレシピで考えてみましょう。レシピには「材料を切る → 炒める → 味を付ける」という手順が書いてありますよね。ワークフローもこれと同じで、「きっかけ（材料がそろう）→ 処理1 → 処理2 →…」という手順を順番に並べたものです。一度レシピを書いておけば、同じ料理を何度でも、同じ味で作れる。ワークフローも、一度作れば同じ作業を何度でも、ぶれずにこなしてくれます。

ワークフローで「軽くなること」の例

では、ワークフローを使うと、具体的にどんなことが軽くなるのでしょうか。代表的なものを挙げてみます。

• メール送りの自動化：お礼メールや追いかけのメールを、毎回手で書かずに済む
• 担当者への連絡：「新しいお客様が来ましたよ」と、自動で担当者に知らせる
• 情報の整理：お客様の情報を、決まったルールで自動的に埋める・そろえる
• やることリストの作成：「この人に追いかけの電話を」という用事を自動で作る

「全部やらなきゃ」と気負う必要はありません。今日のところは、「ワークフロー＝面倒な決まった作業を、HubSpotに肩代わりしてもらうしくみ」とだけ覚えておけば十分です。次は、その第一歩として「どれから作るか」をはっきりさせましょう。

ワークフローを使えるプランと上限

作り始める前に、自社の契約でワークフローが使えるかを確かめます。HubSpot公式ヘルプの記載（2026年11月確認）は次のとおりです。

契約	使える自動化	上限
無料ツール	フォームごとのシンプルワークフロー（フォーム送信後にEメールを送信）	フォームごとに1つ、アクションは1つまで
Marketing Hub Starter	フォームごとのシンプルワークフロー	フォームごとに1つ、アクションは10個まで
Marketing Hub・Sales Hub・Service Hub の Professional	ワークフローツール	300本まで
Marketing Hub・Sales Hub・Service Hub の Enterprise	ワークフローツール	1,000本まで
Data Hub の Professional / Enterprise	ワークフローツール	400本 / 1,100本まで

出典：HubSpotナレッジベース「Workflows FAQ」「フォームの自動化」。複数の製品を契約している場合は、上限がもっとも大きい契約の値が適用されます。上限は改定されることがあるため、契約前に公式ページで確認してください。

注意点が1つあります。ワークフローからお客様へメールを送る「Eメールを送信」アクションは、Marketing Hub（またはService Hub）のProfessional以上が対象です（公式ヘルプ：ワークフローアクションの種類）。無料ツールやStarterの場合は、フォームの編集画面にある自動化の設定から「フォーム送信後にEメールを送信」を選ぶと、同じお礼メールを送れます。この記事の手順はワークフローツールを使える契約を前提にしていますが、考え方はどちらでも同じです。

プラン選びの考え方は「HubSpot料金プランの選び方」で整理しています。

初心者が最初に作るワークフローは「問い合わせへの自動お礼メール」

「できることは分かったけど、結局どれから作ればいいの？」——ここがいちばん知りたいところですよね。正直にお答えします。あれこれ迷うより、まずは「問い合わせへの自動お礼メール」を1本だけ作ってみることを、強くおすすめします。私たちが支援の現場でも、最初の1本にはこれをお願いすることがほとんどです。

なぜ「自動お礼メール」が最初の1本にぴったりなのか

理由はシンプルです。初心者にとっての作りやすさと、効果の実感しやすさが、ちょうど両立するからです。

• しくみがシンプル：「フォームが来たら、メールを1通送る」だけ。きっかけも処理も1つずつなので、迷いにくい
• 失敗しても影響が小さい：送るのは丁寧なお礼の文面。万が一おかしくても、お客様に不快感を与えにくい
• 効果が分かりやすい：問い合わせをくれた人へ、すぐにお礼が届く。それだけで「きちんとした会社だな」という第一印象につながる

少し想像してみてください。問い合わせをしたのに「受け付けました」の一言すらないと、お客様は「ちゃんと届いたのかな？」と落ち着きません。逆に、すぐお礼が届けば、それだけで安心感がぐっと高まります。小さなことのようですが、最初の接点だからこそ差がつく。私たちが支援の中でも、いちばん最初にここを整えてもらう理由がこれです。

最初から「すごい自動化」を作ろうとしないでください。欲張ると、たいてい途中で力尽きます。まずは小さく作って動かし、「自動化って便利だ」と体で分かること。それが何より大事な第一歩です。

2本目以降の候補も、軽く知っておこう

最初の1本に慣れたら、次はこのあたりが作りやすくておすすめです。今は「へえ、こういうのもあるんだ」くらいで構いません。

• 担当者への自動お知らせ：新しい問い合わせが来たら、営業の担当者に通知を飛ばす（対応の遅れを防げる）
• 資料を渡したあとの追いかけメール：資料を受け取った人に、数日後「いかがでしたか？」と一通送る
• 成約後の歓迎メール：契約してくれたお客様に、お礼とこれからの流れを伝える（きっかけに使う取引の段階の整え方は「HubSpotの取引パイプライン活用ガイド」を参照）

HubSpotワークフローの使い方｜最初の1本を作る4ステップ

それでは、いよいよ作る流れを見ていきましょう。ここでは「問い合わせフォームが送られたら、自動でお礼メールを送る」ワークフローを例に、画面の流れを言葉で順を追って説明します。お手元でHubSpotを開きながら読むと、ぐっと分かりやすくなります。

準備：お礼メールの文面を先に作っておく

ワークフロー本体を作る前に、送りたいお礼メールの文面を先に用意しておくと、後がスムーズです。あとはワークフローの中で「このメールを送る」と選ぶだけになり、迷いません。料理でいう「下ごしらえ」ですね。文面は、たとえば次のように、短くて温かいもので十分です。

「このたびはお問い合わせいただき、ありがとうございます。内容を確認のうえ、担当より2営業日以内にご連絡いたします。少々お待ちくださいませ。」

ここでつまずきやすいのが、凝った文面を作り込もうとして時間をかけすぎてしまうことです。最初は、上のような数行で先に進みましょう。文面はあとからいくらでも直せます。

ステップ1：ワークフローの作成画面を開く

画面左側のメニューから「自動化」→「ワークフロー」と進みます。「自動化」が見当たらないときは、「その他」を開くと中にあります。ここがワークフローを管理する場所です。右上の「ワークフローを作成」ボタンを押すと、新しく作り始められます。

作成方法は3つあります。「最初から作成」、テンプレート（ひな形）から作成、AI（Breezeアシスタント）に文章で指示して下書きを作る方法です。しくみを理解するには「最初から作成」が向いています。AIで作ったワークフローはオフの状態で保存されるので、中身を確認してからオンにします。

ステップ2：トリガー（きっかけ）を決める

次に、「どんなときにこのワークフローを動かすか」を決めます。これがきっかけで、HubSpotでは「登録トリガー」と呼びます。編集画面の左側に、きっかけの種類が並びます。大きく分けると、「何かが起きたとき（イベント）」「条件に当てはまったとき（フィルター）」「決まった頻度で（スケジュール）」「手動で登録」の4種類です。

今回は問い合わせフォームがきっかけなので、イベントの中から「フォーム送信」を選び、対象のフォーム（自社の問い合わせフォーム）を指定します。フォーム送信をきっかけにすると、ワークフローの対象は自動的にコンタクト（お客様・見込み客の情報）になります。

ここで「再登録」の設定も確認します。初期設定では、同じ人がワークフローに入るのは最初の1回だけです。同じ人が2回目の問い合わせをしたときにもお礼メールを送りたい場合は、再登録をオンにします。

ステップ3：アクション（処理）を追加する

きっかけが決まったら、その下の「＋（プラス）」の印を押して、やりたい処理を足していきます。今回やりたいのは「お礼メールを送る」なので、処理の一覧から「Eメールを送信」を選び、準備で作っておいたお礼メールを指定します。ワークフローで選べるのは、「自動送信用」として保存したマーケティングEメールです。

これで、「フォームが送信されたら → お礼メールを送る」というワークフローの骨組みが完成します。

ステップ4：テストしてから「オン」にする

ここがとても大事なステップです。作ってすぐ本番で動かさず、必ず一度ためしてください。編集画面の右上にある「テスト」を開き、テスト用のコンタクト（自分の情報で作ったもの）を選びます。きっかけの条件に当てはまるか、どの処理に進むかを確認できます。メールは「プレビューを送信」を押すと自分のアドレスに届くので、文面が崩れていないかを見ておきましょう。

問題がなければ、右上の公開ボタン（英語表示では「Review and publish」）を押し、内容を確認してからオンにします。今回のように「フォーム送信」というイベントをきっかけにした場合、対象になるのはオンにした後の送信だけです。過去にフォームを送った人へ、さかのぼってお礼メールが送られることはありません。

気をつけたいのは、「条件に当てはまったとき（フィルター）」をきっかけにした場合です。このときは、公開時に「すでに条件に当てはまっている人も登録するか」を選びます。過去の全員にメールが送られると混乱のもとになります。初心者のうちは「オンにした後に当てはまった人だけ」を選ぶのが安全です。オンにしたら、自分のアドレスで実際にフォームを送信し、お礼メールが届くことを確かめます。

どう使えば「成果」が出るのか

ワークフローは、ただ作っただけでは宝の持ちぐされです。せっかくなら、きちんと成果につなげたいですよね。ここでは、初心者でもすぐ実践できる「成果につながる使い方のコツ」を4つお伝えします。どれも、私たちが支援の中で「これは効く」と感じてきたものです。

コツ1：自動化するのは「迷わずに済む作業」だけ

これがいちばん大事な考え方です。ワークフローに任せるべきなのは、「誰がやっても結果が同じになる、決まった作業」。たとえば、お礼メールを送る、担当者に連絡する、情報を決まったルールでそろえる——こうした作業は、機械にまかせるのにぴったりです。

逆に、お客様との込み入った相談、値段の交渉、苦情への対応といった「人の判断がいる仕事」は、無理に自動化しないこと。ここを欲張ると、ワークフローがどんどん込み入って、手に負えなくなります。「楽をするための自動化が、かえって手間を増やす」——これは初心者が陥りやすい落とし穴です。迷ったら「これは誰がやっても同じ答えか？」と自分に聞いてみてください。

コツ2：「速さ」を武器にする

自動化の最大の強みは、なんといっても速さです。人は会議中や移動中だと、すぐには動けません。でもワークフローは、夜中でも休日でも、条件が整った瞬間に動きます。

たとえば、問い合わせが来たら担当者へすぐお知らせが飛ぶようにしておけば、対応の出だしが早くなります。問い合わせへの返しは、早ければ早いほどお客様の印象が良くなり、商談につながりやすい——これは私たちが現場で繰り返し実感してきたことです。この速さを、人の頑張りに頼らず、しくみで安定して出せる。そこにワークフローの価値があります。

コツ3：お客様の動きに合わせて「次の一手」を出す

少し慣れてきたら、お客様の反応を見て、次に送る内容を変えることもできます。たとえば、お礼メールを開いてくれた人には次のご案内を送り、開かなかった人には少し間を置く、といった具合です。

全員に同じ内容を一律に送るより、相手の動きに寄り添ったほうが、ずっと喜ばれます。最初からここまでやる必要はありません。分岐を使った具体的な組み方は、「HubSpotワークフローの活用例10パターン」で紹介しています。

コツ4：作りっぱなしにせず、たまに見直す

意外と見落とされがちですが、ワークフローは「作って終わり」ではなく「育てるもの」です。会社の体制やサービスが変われば、前提も静かに変わります。月に一度でいいので、「ちゃんと動いているか」「想定外の動きをしていないか」を確認する習慣をつけましょう。HubSpotでは、ワークフローの詳細画面で、登録された件数、1件ごとの登録履歴、処理の記録、問題の一覧を確認できます。

初心者がつまずきやすい点と、その避け方

最後に、これだけは知っておいてほしい「つまずきポイント」を4つお伝えします。先に知っておくだけで、ヒヤッとする失敗を避けられます。どれも、私たちが支援の中で実際に見てきたものばかりです。

つまずき1：終わる条件を決め忘れて、メールが止まらない

たとえば「3日返事がなければ催促メールを送る」というワークフローを作ったとします。このとき「返信が来たら止める」という条件を入れ忘れると、すでに返事をくれた人にまで催促が飛びます。「ちゃんと返したのに、まだ催促が来る」——お客様にとって、これほど印象の悪いことはありません。

避け方：ワークフローを作ったら、「この人は、どうなったら終わり（抜ける）なのか？」を必ず確認してください。HubSpotでは、ワークフローの「目標」や登録解除の設定を使って、条件を満たした人を途中で外せます。終わりの条件の決め方は、「HubSpotワークフローの活用例10パターン」で詳しく説明しています。

つまずき2：いきなり全員に向けて本番で動かす

条件（フィルター）をきっかけにしたワークフローで、テストをせずに公開し、しかも「すでに条件に当てはまっている人も登録する」を選ぶと、過去の対象者全員へ一斉にメールが送られます。一度送ったメールは取り消せません。

避け方：前の章でも触れたとおり、必ずテストしてから公開すること。そして、公開時に既存の対象者を登録するかどうかを聞かれたら、「オンにした後に当てはまった人だけ」を選びます。この2つを守れば、一斉の誤送信の多くは防げます。

つまずき3：あれもこれもと、欲張って込み入らせる

慣れてくると、つい「あれもやりたい、これも自動化したい」と、1つのワークフローに処理を詰め込みがちです。ところが込み入らせすぎると、後から自分でも「これ、何のために作ったんだっけ？」と分からなくなります。

避け方：「1つのワークフロー＝1つの目的」を心がけましょう。名前も「問い合わせお礼メール」のように分かりやすくつけ、何のためのものか一目で分かるようにしておくと、後々ずっと楽です。

つまずき4：作ったあと、ほったらかしにする

「一度作れば、あとは放っておいて大丈夫」と思いがちですが、これは危険です。商品が増えたり、担当者が変わったりすると、ワークフローの前提が静かにずれていきます。

避け方：定期的にのぞく習慣をつけること。とくに会社で何か大きな変化があったときは、関係するワークフローが正しく動いているか確かめましょう。

よくある質問（FAQ）

Q1. プログラミングの知識がなくても作れますか？

A. はい、まったく問題ありません。この記事で紹介したような基本のワークフローは、すべて画面の操作だけで作れます。コードを書く必要はありません。画面の選択肢を順番に選んでいく操作で作れます。

Q2. ワークフローは無料プランやStarterでも使えますか？

A. ワークフローツールは、Marketing Hub・Sales Hub・Service Hub・Data HubのProfessional以上で使えます。作れる本数は、Marketing Hub・Sales Hub・Service HubのProfessionalで300本、Enterpriseで1,000本までです。無料ツールやStarterでは、フォームごとの「シンプルワークフロー」で、フォーム送信後のメール送信などを自動化できます。詳しくはワークフローを使えるプランと上限をご覧ください。

Q3. 間違って変なメールを送ってしまわないか心配です。

A. その心配は、とても大切な感覚です。そのために、公開前のテスト機能と、公開時に「オンにした後に当てはまった人だけ」を対象にする選択が用意されています。この2つを守れば、大勢へ誤って送る事故の多くは防げます。最初は小さく、自分宛てのテストから始めれば、こわがる必要はありません。

Q4. 作ったワークフローは、あとから直せますか？

A. はい、いつでも直せます。一度「オフ」にして中身を直し、また「オン」に戻すこともできます。「一度作ったら変えられない」ということはないので、まずは気軽に作ってみて、動かしながら少しずつ良くしていくのがおすすめです。

Q5. ワークフローとメールの一斉配信は、何が違うのですか？

A. メールの一斉配信は「今この瞬間に、選んだ人へまとめて送る」もの。一方ワークフローは「条件が整ったタイミングで、自動で動く」しくみです。たとえば「フォームを送った人に、その都度お礼メールを送る」のはワークフローの役割。送るタイミングを自動にしたいならワークフロー、と覚えておくと分かりやすいです。

Q6. 自分たちだけで進められるか不安です。

A. 今回のような基本のワークフローなら、十分にご自身で作れます。ただ、複数のワークフローが絡み合ったり、お客様情報の整理そのものから見直したくなったりした段階で、外の知見があると失敗を避けやすくなります。UniteXのようなHubSpotの支援会社（HubSpot Platinum Solutions Partner）に、最初の設計だけ相談する方法もあります。「まず1本は自分で、その先は相談しながら」で十分です。

まとめ：まずは1本、動かしてみよう

ここまでお読みいただき、ありがとうございました。最後に、この記事の要点をふり返ります。

1. ワークフローとは「もし〇〇したら、自動で△△する」というしくみ。決まった作業をHubSpotに肩代わりしてもらえる
2. 最初の1本は「問い合わせへの自動お礼メール」。シンプルで、失敗しにくく、効果が分かりやすい
3. 作り方は「メール文面を用意 → きっかけを決める → 処理を足す → テストして公開」の流れ
4. 成果を出すコツは「迷わずに済む作業だけ任せる」「速さを武器にする」「相手の動きに合わせる」「たまに見直す」
5. つまずきを避けるカギは「終わる条件を決める」「必ずテストしてから公開する」「1つの目的に絞る」

ワークフローと聞くと、なんだか難しそうに感じたかもしれません。でも、その正体は「面倒な決まった作業を、道具に任せるしくみ」というシンプルなもの。大切なのは、完璧なものをいきなり目指すことではなく、まず小さな1本を、自分の手で動かしてみることです。そこで「自動化って、本当に楽になるんだ」と実感できれば、あとは自然と次の一手が見えてきます。

この記事を片手に、ぜひ最初の1本を作ってみてください。もし途中で迷ったり、「うちの場合はどう作るのが正解だろう」と悩んだりしたら、私たちが土台づくりからお手伝いします。あなたのHubSpotが、ただの入れ物から「働いてくれる相棒」に変わる——その最初の一歩を、応援しています。